Offerten mit KI schreiben: So sparen Sie Stunden pro Woche

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Offerten schreiben gehört zu den Aufgaben, die in vielen Betrieben abends oder am Wochenende passieren. Genau hier lässt sich mit KI am schnellsten Zeit gewinnen, weil der Aufbau jeder Offerte ähnlich ist und nur Details wechseln.

Was KI bei Offerten kann und was nicht

KI ist stark darin, aus Stichworten einen sauber formulierten Leistungsbeschrieb zu machen, Textbausteine einheitlich zu halten und Rückfragen des Kunden zu beantworten. Sie ist schwach bei Zahlen: Mengen, Preise und Termine müssen immer von Ihnen kommen.

Der Ablauf in fünf Schritten

  1. Anfrage erfassen. Notieren Sie in Stichworten: Objekt, Umfang, Besonderheiten, Wunschtermin. Bei Besichtigungen geht das auch als Sprachnotiz.
  2. Vorlage nutzen. Geben Sie der KI eine feste Anweisung mit Ihrem Aufbau und Ton (siehe unten) sowie ein bis zwei frühere Offerten als Muster.
  3. Entwurf erzeugen lassen. Leistungsbeschrieb, Annahmen und Ausschlüsse als Text.
  4. Zahlen einsetzen. Preise und Mengen aus Ihrer Kalkulation übernehmen, nie von der KI errechnen lassen.
  5. Prüfen und senden. Alles lesen, Unstimmiges korrigieren, dann versenden.

Beispiel für eine Anweisung

«Du schreibst Offerten für einen Schweizer Handwerksbetrieb. Ton: sachlich, freundlich, per Sie. Gliederung: 1. Ausgangslage, 2. Leistungsumfang als Aufzählung, 3. Annahmen und Ausschlüsse, 4. Termine, 5. Gültigkeit der Offerte. Verwende Schweizer Rechtschreibung (ss statt ß). Erfinde keine Zahlen: Wo ein Preis oder eine Menge fehlt, schreibe [PREIS] bzw. [MENGE]. Hier die Stichworte der Anfrage: …»

Der Trick liegt in den Platzhaltern. Sie zwingen die KI, nichts zu erfinden, und zeigen Ihnen beim Prüfen sofort, wo noch etwas fehlt.

Worauf Sie achten müssen

  • Datenschutz: Kundennamen und Adressen weglassen oder durch Platzhalter ersetzen. Mehr dazu im Beitrag ChatGPT im Handwerksbetrieb.
  • Verbindlichkeit: Was in der Offerte steht, gilt. Besonders Zusagen zu Terminen und Garantien selbst prüfen.
  • Konsistenz: Speichern Sie die beste Version Ihrer Anweisung und verwenden Sie immer diese.

Häufige Fragen

Kann KI Preise für meine Offerte berechnen?

Nicht zuverlässig. KI soll Texte und Struktur liefern. Preise, Mengen und Aufwand kommen aus Ihrer Kalkulation oder Ihrer Branchensoftware.

Ist eine KI-generierte Offerte rechtlich gültig?

Rechtlich zählt der Inhalt, den Sie unterschreiben und versenden, nicht das Werkzeug. Prüfen Sie deshalb jede Offerte vollständig, bevor sie raus geht.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Eine erste brauchbare Vorlage entsteht in rund einer Stunde, wenn Sie zwei bis drei frühere Offerten als Muster haben. Danach lohnt sich das Nachschärfen über einige Wochen.